Module 1: Recruitee

In deze module wordt er uitleg gegeven over de stappen van het selectieproces en hoe je deze uitvoert. Dit gaat voornamelijk in de online omgeving van het programma Recruitee. Hierom krijg jij in deze module alle handvaten die je nodig hebt om dit programma te beheersen. Bij recruitment is er een document op te vragen over Recruitee. In deze module wordt jou ook de kennis gegeven die je nodig hebt om het programma te gebruiken. 

Aanmelden bij Recruitee

In principe meld je jezelf aan via Recruitment. Zij zorgen via ICT dat je een tegel krijgt en aangemeld wordt voor de mailinglist vacaturehouders@vivium.nl. Lukt het niet of heb je hier vragen over, schroom dan niet om contact op te nemen met ICT servicedesk of de Recruiters. De tegel van Recruitee staat op jouw Vivium Portaal. Als je bent ingelogd kun je je aanmelden. Rechts bovenin het scherm zie je een instelling katrol en daar kan je je koppelen met de bovenste Recruitee-mail.

Automatische handtekening

 

  • Ga naar het wieltje rechts bovenaan in het menu;

  • Dan kan je rechts bij e-mail handtekening, je gewenste handtekening

    (eventueel uit Outlook) plakken;

  • Als je dan een mailtje maakt via Recruitee, staat je handtekening

    /telefoonnummer etc., er automatisch.

Meldingen

Vanuit instellingen rechts bovenin kun je de meldingen aanpassen, zodat je precies de meldingen krijgt die je zou willen.

De stappen van het sollicitatieproces

1. Vacature aanvragen en plaatsen

Stap 1 – Aanvragen vacature:

  • De vacaturehouder vraagt de vacature aan via het ATS (niet per mail, anders kloppen de cijfers niet). Zie het kopje opstellen korte, bondige vacaturetekst in deze module.

 

Stap 2 – Vacature aanmaken:

  • Recruitment maakt de vacature binnen een week aan in het ATS.

 

Stap 3 – Vacaturetekst afstemmen:

  • Bij akkoord op de tekst: Recruitment zet de vacature online in het ATS.
  • Bij geen akkoord:
  • Recruitment stelt een concepttekst op (inclusief periode, uren en salaris) en stuurt deze via het ATS naar de vacaturehouder.
  • De vacaturehouder controleert, past eventueel aan en geeft akkoord via mail.
  • Daarna zet Recruitment de vacature in het ATS.

2. Kandidaten solliciteren

Stap 1 – Sollicitatie binnenkomst via werkenbijvivium.nl, Indeed of platvormen :

  • De sollicitatie komt binnen in het ATS bij Recruitment.
  • Recruitment screent binnen 2-3 werkdagen.
  • Zorgsollicitanten krijgen zo snel mogelijk een eerste gesprek, bij voorkeur binnen 1 werkdag.

 

Stap 2 – Doorsturen of afwijzen:

  • Recruitment stuurt geschikte kandidaten door naar de vacaturehouder via het ATS.
  • Bij afwijzing kan Recruitment een gepersonaliseerde standaardbrief sturen of de kandidaat doorverwijzen naar een andere vacature.

 

Stap 3 – Selectie en gesprekken:

  • De vacaturehouder selecteert binnen 7 dagen wie wordt uitgenodigd.
  • Gesprek(ken) worden gevoerd door de vacaturehouder (evt. 2e gesprek + AVW-gesprek).

 

Stap 4 – Afronding:

  • De sollicitant wordt via het ATS doorgestuurd naar AFAS met cv en motivatie.
  • Recruitment informeert de personeelsadministratie en de VA.
  • De personeelsadministratie regelt aanmelding, contract, enz.

 

Stap 5 – 100-dagen actie:

  • Recruitment volgt nieuwe medewerkers na 100 dagen op via een standaardmail om feedback op het sollicitatieproces te verzamelen.

. 

3. Kandidaten solliciteren rechtstreeks bij vacaturehouder

Stap 1 – Contact sollicitant:

  • De sollicitant neemt contact op via mail/telefoon/app.

 

Stap 2 – Keuzes voor vacaturehouder:

  • Optie 1: De vacaturehouder stuurt de gegevens naar werkenbij@vivium.nl.
  • Optie 2: De vacaturehouder stuurt de gegevens naar Recruitment.

 

Vervolg:

  • Recruitment zet de gegevens in het ATS.
  • Sollicitant wordt gescreend binnen 2-3 dagen.
  • Eerste gesprek of afwijzing volgt via ATS.
  • Recruitment stuurt geschikte kandidaten door naar de vacaturehouder.

 

Stap 3 – Gesprekken:

  • Vacaturehouder voert sollicitatiegesprek(ken) (evt. 2e gesprek + AVW-gesprek).

 

Stap 4 – Afronding:

  • Sollicitant wordt doorgestuurd naar AFAS.
  • Personeelsadministratie regelt de aanmelding en het contract.
  • Recruitment volgt na 100 dagen standaard op.

4. Interne sollicitaties

  • Interne kandidaten solliciteren via de interne werken bij-site en komen terecht in Recruitee.
  • Recruitment bekijkt de sollicitatie en stuurt deze door naar de vacaturehouder.
  • Recruitment en vacaturehouder stemmen onderling het verdere proces af.
  • Bij een match zet de vacaturehouder de aangenomen kandidaat door naar AFAS.

Het opstellen van een korte, bondige vacaturetekst

Welke informatie stuur je naar recruitment, zodat zij een passende vacaturetekst kunnen uitschrijven. Ook is het belangrijk om na te denken over de kanalen waar jij jou vacature op wilt gaan delen. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. 

De opzet 

Het is belangrijk om een effectieve vacaturetekst te schrijven en duidelijk te zijn over wanneer een kandidaat geschikt is voor de functie. Hier mag alles ingeschreven worden wat voor jou van belang is voor een nieuwe collega, maar ook wat je juist niet wilt bij een nieuwe collega. Hierdoor kun je samen met recruitment zo specifiek mogelijk werven. Voor jouw korte, bondige tekst is het volgende van belang:

 

  • Schrijf de  functieomschrijving

Hiervoor zijn er binnen Vivium Zorggroep sjablonen met invulvelden per functie en klantgroep. Dit kun je vinden op Recruitee. Het hierin belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden van de kandidaat worden omschreven. Ook de uren en werktijden zijn hierbij van belang. 

 

  • Beschrijf de  competentie-eisen

Welke competenties (oftewel soft skills) zijn voor jou toekomstige collega van belang? Je kan bijvoorbeeld even terugkijken naar de opdracht in de introductie. Welke competenties maakte jouw collega zo speciaal en welke soft skills zijn nodig voor jouw klantgroep? Het kan helpen om de soft skills te onderscheiden in ‘must-have’ en ‘nice-to-haves’. Bij 'must-have' zijn het soft skills die echt van belang zijn om de functie uit te voeren. Bij ‘nice-to-haves’ zijn het soft skills die fijn zijn als iemand ze heeft, maar zonder deze soft skills kan iemand nog de functie uitvoeren. 

Nadenkertje: Bedenk welke soft skills voor jouw klantgroep belangrijk zijn.

Werk je bijvoorbeeld op PG, dan zoek je misschien iemand die vertrouwen geeft naar de client. Werk je in de wijk, dan zoek je wellicht iemand die zelfstandig kan werken. Bedenk of schrijf zo alle soft skills op die voor jou van belang zijn voor jouw klantgroep. Je kan deze soft skills ook onderscheiden in 'must-haves' en 'nice-to-haves' zoals we al eerder besproken hadden, succes!

Tijd om te gaan werven

Een nieuwe kandidaat komt via een link in je mail binnen, maar is ook na inloggen in Recruitee te zien en te behandelen. Dat gaat als volgt:

  • Log in via Recruitee. (Met de tegel op je Vivium Portaal kom je in Recruitee).

  • Aan de linkerkant zie je een koffertje, klik deze aan en je komt bij je vacature(s);

  • LET OP: kijk dus in jouw vacatures en niet in alle kandidaten.

  • Klik de gewenste vacature aan en je komt in de funnel, hier staan de kandidaten die gesolliciteerd hebben (zie de afbeelding). 

  •  Een nieuwe kandidaat staat op Gesolliciteerd, wenselijk om binnen 2/3 werkdagen te reageren. 
  •  Sollicitanten worden opgepakt door Recruitment en gescreend op aanwezigheid cv, eventuele overige bijzonderheden, zoals woonplaats, etc. en worden bij geschiktheid gelijk doorgezet naar telefonisch interview. 

  • Zorgsollicitanten worden opgepakt door Recruitment en zij zetten deze in telefonisch interview, nadat ze gesproken zijn. Zie notities voor informatie over de sollicitant.

 

  • Je kunt de kandidaat ‘slepen’ naar de gewenste stap (zie de bovenstaande afbeelding). 

  • Als je de kandidaat aanklikt kom je in zijn/haar sollicitatie.

Het is tijd om de kandidaat uit te nodigen

 

  • Een kandidaat kan je in de funnel slepen naar de gewenste stap, bijvoorbeeld op 1e gesprek.

  • Schrijf bij de notities wanneer je de kandidaat uitgenodigd hebt en ook de locatie (sommige kandidaten reageren namelijk op meerdere vacatures). Let op: belangrijk om ons ook te vermelden @Fleurmackay of @Carolienvogelpoel.

  • Ook kun je rechts bovenin; bij inplannen een afspraak versturen naar de kandidaat en tevens een vacaturehouder toevoegen.

  • Je kan de kandidaat eerst bellen om samen een gesprek in te plannen (dit is wenselijk).

Jouw vacature afsluiten

Als je jouw geschikte kandidaat hebt gevonden, dan kun je de vacature afsluiten. Dit doe je door een mail te struinen naar werkenbij@vivium.nl. Als er nog kandidaten in je vacature staan, graag laten weten of deze benaderd zijn, afgewezen, of dat Recruitment dat nog moet doen.

Nu is voor jou duidelijk hoe het programma Recruitee werkt en hoe jij jouw korte, bondige  vacaturetekst kan schrijven. Maar je weet ook welke kanalen er ingezet kunnen worden om kandidaten te werven. Er zullen geschikte en wat minder geschikte kandidaten zijn. Vergeet niet om iedereen antwoord te geven ook al zijn ze wellicht niet geselecteerd voor een gesprek. Nu is het tijd om je in de volgende module te gaan verdiepen in het sollicitatiegesprek